AccueilTutoE-mails : Comment organiser et garder votre boîte de réception « propre » ?

E-mails : Comment organiser et garder votre boîte de réception « propre » ?

La message est l'une des formes de communication les plus populaires de nos jours, et en particulier dans lieu de travail. Si vous faites partie des personnes qui reçoivent beaucoup d'e-mails, il est fort probable que Mes Messages être plein de messages. Cela peut causer des problèmes, car vous risquez de manquer un e-mail important, que vous devriez absolument voir. Dans ces cas Il est important d'organiser vos e-mails pour mieux les gérer.

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Boîte de réception des e-mails

Voici comment procéder :

Gérer les derniers e-mails: Premièrement, il est important de Vérifiez tous les e-mails des derniers jours voire semaines pour décider quoi en faire : si vous répondez, vous les archiverez ou les supprimerez complètement. Le plus important est de voir les plus urgents et d'en faire ce qu'il faut. L'une des raisons pour lesquelles vous devriez consulter les derniers e-mails est que vous êtes plus susceptible de vouloir les traiter. Un e-mail que vous avez reçu il y a plus de deux mois ne vous sera probablement pas aussi utile.

Archivage des e-mails restants: Après avoir répondu aux e-mails les plus importants, vous pouvez archiver le reste. Contrairement à la suppression immédiate, l'archivage d'un e-mail le supprime de votre boîte de réception, mais vous pouvez toujours le trouver via la recherche, les étiquettes ou les dossiers. Il GmailLa iCloudLa Yahoo mail et Outlook offrent la possibilité d'archiver vos e-mails au lieu de les supprimer.

Créer des étiquettes ou des dossiers: Si vous recevez constamment des e-mails, les étapes ci-dessus peuvent ne pas suffire pour que votre boîte de réception reste propre et organisée efficacement. Les qui est une caractéristique bien connue de Gmail catégorise les messages sans les cacher de votre boîte de réception. Vous pouvez créer des catégories en fonction de vos besoins. Certaines personnes choisissent de trier les e-mails avec délais basés, tandis que d'autres suggèrent de regrouper les e-mails qui "en attente de réponse« Et des e-mails pour lesquels »une action est requise". Ainsi, par exemple, tous les e-mails nécessitant une réponse immédiate seront dans une catégorie et vous pourrez les retrouver facilement.

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Vous pouvez créer des étiquettes pour créer des catégories pour les e-mails que vous recevez le plus souvent. Le reste, qui sera laissé en dehors des catégories, vous pourrez probablement le trouver facilement grâce à une recherche.

Les autres services de messagerie ne prennent pas en charge les étiquettes, cependant Dossiers de support Outlook et iCloud, et vous pouvez créer des règles pour copier les e-mails de votre boîte de réception vers un dossier. Ce paramètre vous permettra d'afficher et de supprimer les messages de votre boîte de réception sans les supprimer complètement.

Utilisez des filtres dans la mesure du possible: L'étiquetage d'un e-mail n'est pas un processus compliqué, mais il peut être rendu encore plus facile car il existe des moyens de le faire automatiquement. Dans sa version web Gmail, par exemple, vous pouvez appuyer sur l'icône à côté de la zone de recherche, puis sur filtrer les e-mails par expéditeur, adresse e-mail entrante, mots-clés, etc.. En sélectionnant "créer un filtre"Au lieu de" rechercher ", vous pouvez créer des règles pour gérer des e-mails spécifiques en effectuant un étiquetage automatique, un archivage, un balisage comme lu, etc.

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Utilisez Snooze pour les suivis: Parfois, vous pouvez répondre aux e-mails, mais vous devez reviens plus tard pour une autre réponse (suivre). En l'utilisant Fonction de répétition de Gmail, vous pouvez masquez tous les e-mails de votre boîte de réception après avoir répondu et récupérez-les lorsqu'il est temps d'envoyer un suivi. Si le destinataire envoie un e-mail entre-temps, il apparaîtra dans la boîte de réception. (Les applications Web et mobiles Outlook offrent également une fonctionnalité Snooze).

Les étapes ci-dessus tirent parti des fonctionnalités connues des services de messagerie les plus populaires, tels que Gmail. Cependant, lorsque le nombre de boîtes de réception est énorme, les utilisateurs peuvent ne pas savoir par où commencer pour « ramasser le désordre ». Quoi qu'il en soit, ce qui précède est utile et vous aidera à mieux organiser vos e-mails et à avoir une boîte de réception plus propre.

Source: PCWorld

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